Planejamento de Intranets

Uma intranet é um ambiente digital cujo acesso é restrito aos funcionários de uma empresa. Sua criação permite:
Consultar e compartilhar informações, tornando-se uma plataforma de gestão de conhecimento;
• Acessar serviços integrados, que podem ser acessados a partir da intranet;
• Utilizar ferramentas de colaboração, como wikis, blogs, plataformas de social, fóruns e espaços de trabalho virtuais. Dessa forma, a intranet configura-se como um espaço de comunicação entre funcionários;
Integrar sistemas, fazendo desse ambiente digital corporativo um hub de comunicação com sistemas legados e ferramentas externas;
• Oferecer recursos de customização e personalização que contribuem para a experiência do usuário, aumentando a sua produtividade e a familiaridade com a intranet. O funcionário da empresa pode customizar a interface para exibir apenas os serviços e conteúdos mais relevantes para o seu trabalho. Ao mesmo tempo, é possível personalizar a interface de acordo com o seu perfil e histórico de navegação;
• Apresentar dashboards corporativos, ao exibir as informações mais estratégicas da empresa, de forma objetiva, em uma única interface. Nesse caso, os dados são integrados por meio de sistemas de inteligência de negócios.
 


Benefícios

  • Mapeamento das necessidades dos usuários, durante o planejamento
  • Identificação de padrões de mercado, ou seja, pesquisa de recursos, funcionalidades e tendências utilizados nas melhores intranets do mundo e que podem ser contextualmente integrados ao projeto
  • Levantamento das necessidades do negócio, a partir da imersão nos objetivos estratégicos da empresa. Dessa forma, é possível assegurar o correto equilíbrio entre os requerimentos de negócio e dos usuários


Quando Aplicar

Nova versão de intranet

Durante o planejamento das mudanças desse ambiente digital, deve-se avaliar a oferta corrente de serviços e conteúdos, estabelecendo o nível de evolução compatível com o contexto da empresa e o perfil de seus usuários.

Primeira versão da intranet

O estudo de casos de sucesso de outras intranets, a experiência prévia de usuários com esses ambientes digitais e a experiência específica da agência contratada são insumos importantes para garantir o bem sucedido planejamento de um projeto que seja consistente, efetivo e evolutivo.

Processo e Equipe

Etapas da atividade

  • Reunião de imersão

    Nessa ocasião, são definidos, junto ao cliente, o contexto, o conteúdo, os públicos-alvo, os objetivos e as métricas de sucesso do projeto.

  • Atividades de exploração

    Esta etapa envolve a aplicação de uma ou mais ações para aprofundamento e levantamento de informações – como pesquisas on-line, entrevistas estruturadas, análises contextuais, testes de usabilidade e benchmarks de boas práticas.

  • Definição de escopo

    A partir dos insumos da etapa de exploração, as sugestões são avaliadas e filtradas. Nesse processo, devem ser considerados os critérios técnicos, funcionais e financeiros para se definir o escopo final do projeto.

  • Elaboração do mapa de arquitetura

    Durante esse momento do planejamento de uma intranet, é definida a estrutura hierárquica do escopo do projeto. As categorias desse ambiente devem ser descritas em todos os seus subníveis e contar com atributos de flexibilidade, consistência e evolução.

  • Criação de wireframes

    Etapa em que são desenvolvidas as “plantas-baixas” das principais páginas do projeto. Os wireframes de uma intranet também devem descrever os sistemas de navegação, indexação e organização levando em conta as boas práticas de arquitetura de informação e usabilidade.

  • Definição do conceito gráfico

    O escopo de planejamento pode incluir esta etapa, que envolve a proposição do conceito gráfico do projeto, que deve refletir os requerimentos visuais, funcionais e de usabilidade como estabelecidos nas etapas anteriores do projeto.

Entregas Esperadas

Relatórios de observações e recomendações para cada uma das atividades de exploração previstas

Mapa de arquitetura comentado, que deve explicitar as regras que suportam as decisões feitas pelo arquiteto de informação do projeto

Telas de wireframe comentadas para descrever o comportamento e as regras que regem o sistema de interação e navegação de cada tela template do projeto

Prazo

A duração da atividade de planejamento vai depender da complexidade do projeto e do número de atividades previstas. Contudo, o prazo para sua realização e conclusão varia entre dois e seis meses.

Profissionais Envolvidos

Analista pleno de experiência do usuário – User Experience (UX)

Conduz as atividades de exploração.

Analista de UX sênior

Coordena as atividades de exploração. Além disso, deve acompanhar o planejamento do projeto até a sua conclusão, para garantir que os atributos previstos sejam contemplados.

Arquiteto de informação

Desenvolve a arquitetura de informação do projeto, devendo acompanhar o planejamento até a sua conclusão. Dessa maneira, pode assegurar a incorporação dos atributos esperados.

Designer sênior

Responsabiliza-se pelo conceito gráfico do projeto.

Designer pleno

Replica as telas de design segundo os wireframes e o conceito gráfico proposto.

Como selecionar

Critérios para seleção

  • Perfil da agência e experiências anteriores em projetos digitais
  • Apresentação de cases de sucesso dentro do escopo pretendido
  • Experiência dos profissionais selecionados para a atividade
  • Identificação de que os perfis envolvidos no projeto fazem parte do corpo técnico da empresa
  • Entrega de atestados de capacitação técnica para a atividade prevista
  • Apresentação de modelos das entregas previstas

Variáveis de consumo

  • Complexidade e escopo da versão corrente da intranet, pois permitem identificar o esforço provável para as atividades a serem realizadas. O número de telas de wireframe ou de entrevistas estruturadas são exemplos dessas variáveis
  • Escopo das atividades de exploração previstas, cujo custo é definido por fatores distintos, como é o caso dos testes de usabilidade e das pesquisas on-line

Referências